Tips: Inilah 8 Etika Profesional dalam Mengirim e-mail

Inilah 8 Etika Profesional dalam Mengirim e-mail. Siapa yang tidak mengenal e-mail atau surat eletronik. Rasa-rasanya hampir kebanyakan orang saat ini sudah memiliki e-mail. Di zaman teknologi maju seperti saat ini, banyak pekerjaan yang dimudahkan dengan e-mail. Surat menyurat atau korespondensi dalam bisnis pun semakin mudah dengan hadirnya surat elektronik atau e-mail. Tetapi, ada baiknya untuk diperhatikan yaitu tidak sembarang menulis ataupun mengirim e-mail.

Pernahkah anda menerima e-mail promosi atau penawaran dengan file yang berukuran sangat besar? Menyebalkan bukan? E-mail yang dikirimkan haruslah mengandung makna profesional, jika tidak ini akan berdampak buruk terhadap karier Anda. Saat kita mengirim e-mail sebaiknya kita harus mampu membedakan jenis e-mail yang akan kita kirim. Apakah e-mail itu dikirim ke atasan, kolega, klien atau ke teman. Berikut ini adalah delapan etika profesional dalam mengirim e-mail yang sebaiknya kita perhatikan:

1. Perhatikan kalimat dalam subyek e-mail
Sebaiknya hindarilah penggunaan huruf besar atau huruf kecil seluruhnya maupun penggunaan tautan dalam subyek. Sesuaikan subyek e-mail dengan isi pesan. Tidak perlu ragu untuk mengubah/merevisi subyek karena berguna saat menyerasikan dengan pesan dan pembicaraan dalam korespondensi.

2. Kenalilah siapa penerima e-mail
Kepada siapakah e-mail akan kita kirim? Sebelum mengirim e-mail, kita harus mengenali siapa pihak yang akan menerima e-mail kita. Seringkali kita harus mengirim e-mail dengan pilihan bahasa formal dan kasual. Saat mengirim e-mail formal, kita harus memperhatikan salam pembuka, penutup, penggunaan kata, dan kalimat formal kepada sang penerima.

3. Hindari kalimat yang bertele-tele 

E-mail yang panjang dan bertele-tele sangat tidak disarankan. Tulislah e-mail kita dengan tegas, lugas, dan berikan jeda antar-paragraf sehingga kalimat-kalimat tidak bertumpuk atau berjejalan. Check dan re-check isi e-mail. Pastikan kembali e-mail kita tidak berantakan dan susah dibaca. Pastikan juga menyatakan maksud e-mail kita pada dua kalimat pertama.

4. Berusahalah menggunakan bahasa yang dewasa

Saat mengirim email hindarilah penggunaan singkatan, emoticon, dan bahasa slang yang sama sekali tidak resmi. Pastikan kita menggunakan bahasa yang benar dengan demikian hal ini menunjukkan kedewasaan kita. Contohnya, sebaiknya tidak menggunakan "4 u" untuk menggantikan "for you" pada e-mail yang berhubungan dengan bisnis dan pekerjaan.

5. Harap perhatikan pilihan "copy" dan "reply all"

Apakah kita akan menggunakan pilihan "copy" atau "reply all"?. Sebelum kita memutuskan untuk "reply all" atau menaruh nama di opsi "Cc" atau "Bcc," tanyakan pada diri sendiri apakah para penerima e-mail sangat membutuhkan informasi dari kita atau tidak. Jika tidak, untuk apa mengirim kepada mereka juga?

6. Hindari pengiriman "attachment" besar

Lengkapi opsi pengiriman Anda dengan peringatan ketika mengirim attachment dengan besaran dokumen yang besar. Ini akan mengganggu kotak masuk si penerima. Umumnya, jika Anda akan mengirimkan attachment dengan ukuran lebih besar dari 500 KB, tanyakan dulu apakah si penerima bersedia dikirimkan attachment.

7. Perhatikan waktu membalas

Biasanya, e-mail akan dibalas dalam jangka waktu 24 hingga 48 jam. Pada saat yang sama, jangan memaksa sang penerima membalas dengan kilat apabila tidak terlalu penting dan mendesak.

8. Jangan lupa lengkapi e-mail dengan "signature"

Etika profesional ke delapan saat mengirim email adalah signature. Signature dalam e-mail memudahkan sang penerima mengenali siapa kita sehingga dapat menghubungi kita kapan saja. Tentu kita tidak ingin penerima e-mail bersusah payah mencari cara untuk menghubungi kita, bukan?

• Tweet
• Share
• Share
• Share
• Share